Zo verlaat kennis nooit meer je organisatie

Kennismanagement joost dijkhuis

Ineens is hij vertrokken. De vraagbaak van je organisatie, de rots in de branding die altijd overal het antwoord op weet. Elke organisatie heeft het wel eens gehad: die zeer kundige medewerker die plotseling vertrekt. Kennis delen is voor veel organisaties geen vanzelfsprekendheid. En toch wil je hier als organisatie slim mee omgaan. Hoe helpt kennismanagement dit te voorkomen? 


In december 2003 kwam ik voor het eerst in aanraking met kennismanagement. Hoewel ik in de jaren ervoor al actief was in de ICT sector, was het onderwerp kennismanagement nog niet op mijn pad gekomen. In de loop der jaren verdiepte ik mij erin en al snel begreep ik dat kennismanagement weinig te maken heeft met software. Net als CRM is het een gedachtegoed. Om dat goed uit te kunnen oefenen is een gedegen kennismanagement oplossing onontkoombaar. Dat dan weer wel. 

We worden allemaal geboren als tabula rasa* en worden vervolgens steeds verder gevormd door de omgeving. Met andere woorden: onze eigen kennisbank, ofwel hersenen, ontwikkelen zich steeds verder evenals onze eigen onbewuste geavanceerde zoekmachine. En naarmate we ouder worden, delen we onze kennis met familie, vrienden en later je kinderen. 

* Tabula rasa is Latijn voor 'schone lei, onbeschreven blad'. Het begrip werd voor de eerste keer gebruikt door Aristoteles.


Kennis delen en borgen 
Het delen van kennis is niet vanzelfsprekend. ‘Kennis is macht’, geldt in veel situaties. Waarom de  concurrent slimmer maken of kennis met mijn collega’s delen? Daarmee maak ik mijn interne positie ten opzichte van mijn collega’s zwakker. 

In jaren van crisis zoals in 2002 en 2008 kwamen veel mensen op straat te staan. De economie was krimpende en organisaties hadden steeds meer moeite het hoofd bovenwater houden. Wanneer het bij organisaties iets minder gaat, stappen eerst de 'best-in-class' medewerkers zelf op, gevolgd door de gedwongen ontslagen mensen. Het gevolg: het kenniskapitaal krijgt een flinke knauw en loopt schade op. Bedrijven willen direct een oplossing en zoeken het in de richting van kennismanagement.


Is kennismanagement dan de heilige graal? Een kennismanagement oplossing helpt je enerzijds om kennis in je organisatie te borgen. Als organisatie ben je minder kwetsbaar. Aan de andere kant voorkomt het klantcontacten op je klantenservice.  

Uit onderzoek van Stichting KIRC1 blijkt dat er 3 redenen zijn waarom kennismanagement systemen vandaag de dag niet goed functioneren:
1) Het niet kunnen vinden van informatie
2) Onjuiste of onvolledige informatie
3) Te uitgebreide informatie. 

Hier liggen dus ook gelijk de uitdagingen voor organisaties. Hoe zet je kennismanagement dan wel succesvol in? Een kennis- of contentmanager is meer dan gewenst om een dergelijke oplossing te laten slagen. Door een slimme set aan content op intelligente wijze te ontsluiten in de vorm van contextuele kennis of door gebruik te maken van een chatbot, ofwel virtuele assistent, zal het aanbod aan nieuwe contacten afnemen. Maar... ‘bezint eer gij begint’. Kennismanagement is nooit af en stopt nooit. 

In mijn volgende blogs ga ik verder in op de rol van content-/kennismanager en over het slim ontsluiten van kennis om nieuwe interacties te voorkomen. Heb je in de tussentijd vragen hoe jouw organisatie slim kan omgaan met het borgen van kennis? Neem dan contact met me op en ik help jouw organisatie graag een stap verder.  

Joost

E-mailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Mijn persoonlijke nummer: 088-2680748

 

1Nationaal Benchmark en Trendonderzoek 2018, door Stichting KIRC

ISO27001

Wij werken iedere dag met vertrouwelijke gegevens. Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd en zo weet u dat uw gegevens veilig zijn bij ons.